Mengatur waktu atau menggunakan waktu secara optimal mungkin merupakan hal yang sulit untuk banyak orang. Terkadang kamu merasa memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan dalam 1 hari, dan merasa 24 jam tidak cukup untuk menyelesaikan semua tugasmu. Namun faktanya, seberapa banyak pun jam yang ada pada satu hari, akan sia-sia jika kamu tidak memiliki kemampuan time management yang baik.
Tahukah kamu apa itu Hukum Parkinson? Hukum Parkinson mengatakan bahwa kita memiliki kebiasaan untuk memperpanjang waktu yang kita gunakan untuk menyelesaikan suatu tugas, untuk mengisi jumlah waktu yang diberikan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Misalkan bagi kamu yang masih mahasiswa, kamu diberikan waktu 2 minggu untuk menyelesaikan suatu makalah. Namun kamu baru mulai mengerjakannya 3 hari sebelum waktu pengumpulan. Lalu sehari sebelum deadline, kamu mungkin akan mengeluh karena kamu “tidak memiliki cukup waktu”. Apakah hal ini sering terjadi?
Time management yang baik dapat dikatakan krusial untuk mendukung efektivitas kerja kamu. Sebaliknya, time management yang buruk dapat sangat menghambat pekerjaanmu, dan dapat memberikan efek-efek buruk lainnya seperti sering begadang, menunda-nunda pekerjaan, dan sering merasa kelelahan karena selalu terburu-buru menyelesaikan tugas. Karena itulah, File akan memberikan kamu beberapa tips agar kamu dapat mengatur waktumu dengan lebih baik:
1. Menjadwalkan Kegiatanmu
Berhubungan dengan Hukum Parkinson yang telah dijelaskan sebelumnya, menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang ingin kamu lakukan adalah cara yang dapat kamu lakukan untuk mengindari kebiasaan menunda-nunda atau terlalu lama mengerjakan suatu tugas. Setiap malam, buatlah sebuah jadwal untuk esok hari yang mencangkup segala hal yang ingin kamu capai pada hari itu, dan waktu-waktu lebih untuk melakukan hal-hal lain seperti bercengkrama dengan teman, atau waktu istirahat.
2. Gunakan To-Do List
Selain membuat jadwal, kamu juga dapat membuat daftar dari apa saja yang harus kamu lakukan pada 1 hari, atau to-do list. To-do list berbentuk seperti sebuah checklist sehingga kamu dapat terus mengontrol kegiatanmu, dan terdorong untuk melakukannya. Saat ini banyak aplikasi to-do list yang juga dapat kamu unduh di smartphone-mu seperti Wunderlist, Google Keep, dan Todoist.
3. Menetapkan Tujuan
Apa tujuanmu melakukan suatu aktivitas? Dengan menetapkan tujuan yang jelas, kamu dapat selalu melakukan pekerjaan-pekerjaan yang memang seharusnya kamu selesaikan demi mencapai tujuan yang telah kamu tetapkan, dan lebih dapat menghemat waktu. Pastikan bahwa tujuan yang kamu tetapkan bersifat S.M.A.R.T, yaitu Specific (jelas), Measurable (dapat diukur), Attainable/Achievable (dapat dicapai), Realistic (realistis, tidak mustahil), dan Time-bound (dibatasi waktu).
4. Tentukan Prioritas
Tidak semua pekerjaan memiliki prioritas yang sama. Ada yang harus kamu tuntaskan sekarang juga, namun ada juga yang dapat kamu selesaikan nanti. Akan terasa sulit jika kamu mencoba untuk menyelesaikan semua tugas yang kamu miliki sekaligus, termasuk yang sebenarnya memiliki prioritas lebih rendah. Hal ini malah akan menghambat produktivitasmu, dan bahkan dapat menurunkan kualitas dari hasil pekerjaanmu. Kamu dapat menggunakan Matriks Eisenhower untuk menentukan tingkat prioritas dari setiap kegiatanmu :
Terdapat 4 area yaitu:
- Urgent and important : Pekerjaan yang harus segera kamu lakukan dan selesaikan.
- Important, but not urgent : Pekerjaan yang penting namun dapat kamu jadwalkan untuk dilakukan nantinya atau di kemudian hari.
- Urgent, but not important : Pekerjaan yang dapat kamu limpahkan ke orang lain.
- Neither urgent nor important : Pekerjaan yang dapat tidak kamu lakukan atau hilangkan.
5. Tetapkan Lama Pengerjaan Suatu Tugas
Hal ini dilakukan agar kamu dapat menyelesaikan beberapa tugas dengan prioritas tinggi, dan tidak menundanya terlalu lama. Jadi daripada kamu mengerjakan 1 tugas seharian, kamu dapat menetapkan berapa jam pengerjaan suatu tugas sehingga dapat mengalokasikan waktu lain untuk pekerjaan selanjutnya.
6. Belajar untuk Katakan Tidak
Apakah kamu tipe orang yang merasa tidak enak jika harus menolak suatu pekerjaan yang diberikan seseorang? Padahal kamu sendiri memiliki banyak tugas yang harus dikerjakan, dan mungkin saja pekerjaan yang diberikan tersebut tidak relevan dengan tujuan yang telah kamu tetapkan. Setiap orang memiliki batas tersendiri mengenai berapa banyak hal yang dapat dikerjakan sekaligus, dan jika melebihi batas tersebut, konsekuensinya adalah kamu dapat merasa kelelahan, stres, dan pengerjaan tugas-tugasmu menjadi tidak maksimal.
Jika kamu merasa cukup sibuk, maka jangan takut mengatakan “tidak”, atau meminta agar pengerjaan tugas tersebut ditunda hingga kamu menyelesaikan tugas-tugasmu yang berprioritas tinggi. Walaupun memiliki banyak tugas dapat melatih kemampuan time management-mu, pastikan saja bahwa jumlah tugas yang kamu miliki tidak terlalu melampaui batas kemampuanmu.
7. Hindari Sifat Perfeksionis
Sifat yang mempercayai bahwa “segala sesuatu harus sempurna” mungkin terkesan positif. Namun seperti yang orang katakan, “tidak ada yang sempurna”. Dikutip dari artikel oleh Jennifer Kromberg, seorang psikolog di California: “Menjadi perfeksionis bukan berarti menganggap bahwa semua hal adalah sempurna; namun berpikir bahwa hal-hal harus menjadi sempurna dan selalu mengejar kesempurnaan tersebut. Dari segi emosional, hal ini berarti bukannya hidup dengan rasa penerimaan diri (self-acceptance), namun seakan selalu berlari di atas treadmill mengejar perasaan yang sulit dicapai bahwa segala sesuatu dalam hidup mereka harus “benar”.” Hal ini dapat membuat orang merasa frustrasi, kelelahan, dan merasa tidak dihargai.
Dari segi time management, sifat ini dapat membuang waktumu karena kamu selalu berusaha untuk menyempurnakan tugas yang kamu kerjakan hingga hal-hal terkecil, padahal sebenarnya pekerjaanmu sudah cukup baik dan dapat diserahkan sejak jauh hari.
8. Menghadiahi Diri Sendiri
Apresiasi merupakan hal yang sangat penting, dan dapat berperan besar sebagai motivator. William James, seorang psikolog dan filsuf terkenal mengatakan bahwa “Prinsip terdalam dari sifat manusia adalah keinginan untuk dihargai.” Maka dari itu, setiap kali kamu berhasil menyelesaikan tugas yang telah kamu jadwalkan, hargai dan hadiahilah dirimu sendiri, misalkan dengan mengambil waktu istirahat, memakan cemilan yang kamu sukai, bermain game sejenak, atau menonton video dari youtuber kesukaanmu. Hal ini dapat memotivasimu untuk menyelesaikan setiap tugasmu. Pastikan saja bahwa “hadiahmu” tidak terlalu banyak memakan waktu sehingga malah terlalu lama menunda pekerjaanmu yang selanjutnya.
9. Tidur yang Cukup, Olahraga, dan Makan Makanan yang Sehat
Tidur selama 7-8 jam dapat membantu mengembalikan energi ke tubuh dan pikiranmu. Begitu juga dengan olahraga dan memakan makanan yang sehat. Tubuh yang sehat dapat mendorong produktivitas, meningkatkan kualitas kerja, dan menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Seperti pepatah Yunani yang mengatakan, “A sound mind is in a sound body”, yang berarti pikiran yang sehat ada di dalam tubuh yang sehat.
10. Hindari Gangguan-Gangguan yang Dapat Menginterupsi Pekerjaanmu
Hal-hal seperti notifikasi dari media sosialmu, atau mungkin keinginan untuk menelusuri internet dan membaca blog dapat menginterupsi pekerjaanmu dan membuatmu kehilangan fokus. Karena itu cobalah hindari melakukan hal-hal seperti menelusuri media sosialmu di tengah-tengah mengerjakan suatu tugas. Lakukanlah setelah kamu selesai sebagai suatu hadiah atas kerja kerasmu seperti yang telah dijelaskan pada poin 7. Kalaupun kamu benar-benar ingin melakukannya atau terasa urgent, pasanglah timer agar kamu tidak terlalu lama melakukan hal tersebut.
11. Gunakan Waktu Kosongmu ketika Menunggu
Misalkan kamu sedang menunggu temanmu, atau menunggu jemputanmu tiba. Kamu dapat menggunakan waktu kosong tersebut untuk melakukan hal-hal produktif lain seperti meng-review kembali jadwalmu, atau membaca ulang catatan-catatan yang telah kamu tulis.
Itulah tips-tips yang dapat kamu terapkan untuk mengatur dan menggunakan waktumu dengan lebih baik. Pada awalnya mungkin terasa sulit, apalagi jika kamu sudah terbiasa menunda-nunda pekerjaan. Namun time management yang baik dapat dijadikan sebagai kebiasaan pula. Tak hanya itu, terdapat banyak kemampuan yang dapat kamu kembangkan dari time management, seperti kemampuan untuk fokus pada suatu pekerjaan, mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, fleksibel, mengorganisir pekerjaan, berpikiran kritis, dan masih banyak lagi.
