Bagaimana kamu mengatur kegiatanmu agar tidak kewalahan saat mengerjakan tugasmu dan tetap produktif? Apakah kamu sudah mencoba berbagai macam metode? Apakah kamu tipe orang yang bisa fokus dan mengerjakan tugas-tugasmu tanpa henti dalam waktu 8 jam dan menyelesaikannya hingga benar-benar tuntas?
Ada orang yang setelah bangun tidur langsung beranjak dari tempat tidur dan mulai bekerja. Ada juga orang yang membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri, seperti perlu sarapan dulu atau membersihkan diri terlebih dahulu.
Jika kamu sedang mengalami masalah dalam mengatur waktu dan memprioritaskan hal-hal dalam hidupmu, ada baiknya jika kamu terus membaca dan menyimak artikel berikut ini.
Hal pertama yang wajib kamu lakukan adalah menuliskan segala sesuatunya yang perlu kamu lakukan atau selesaikan. Cek ulang agar tidak ada tugas atau kegiatan lainnya yang terlewat. Setelah itu, berikut metode untuk mengatur kegiatan dan tugasmu.
1. The ‘6 box’ to-do list
To-do list ini sangat membantumu untuk fokus terhadap tugasmu dengan cara mengatur maupun menyusunnya ke dalam box yang berisi 5 tugas terpenting, lalu pisahkan tugas yang tidak sepenting tugas tersebut ke dalam box berbeda.
Ini akan sangat bagus jika kamu merasa kamu memberikan tenaga dan meluangkan waktu yang sama banyaknya terhadap tugas yang mendesak maupun tidak mendesak. Semuanya harus sama rata.
Jadi, jika tugas yang tidak begitu penting tersebut terpisah hanya karena tidak penting, maka dapat disimpulkan bahwa kamu tidak melupakan adanya tugas tersebut. Kamu hanya menundanya.
2. Perencanaan prioritas dengan ‘ABC 123’
Bagian alfabet (ABC) menjelaskan seberapa berat dampak dari tugas tersebut jika kamu tidak menyelesaikannya. ‘Tugas A’ adalah proyek besar yang diberikan atasanmu, atau seperti presentasi yang akan kamu bawakan. ‘Tugas B’ merupakan tugas yang kamu tidak bisa hindari dan cukup berdampak, seperti mengatur anggota tim kamu. Terakhir, ‘Tugas C’ adalah hal-hal yang perlu kamu lakukan tapi tidak berdampak apa-apa jika tidak diselesaikan. Contohnya seperti berbelanja sepatu, maupun membersihkan kamar.
Huruf-huruf tersebut menggambarkan seberapa penting tugasmu tetapi bukan seberapa mendesak tugas tersebut. Dengan memberikan nomor, seperti 1A, menggambarkan seberapa mendesaknya tugas tersebut dan hurufnya menggambarkan seberapa pentingnya tugas tersebut. Contohnya adalah sebagai berikut:
3. Gunakan label dan list pada Trello
Jika kamu menyimpan hal-hal yang kamu harus lakukan pada Trello dan jika kamu memiliki banyak sekali tugas, mungkin akan menjadi cukup membingungkan buat kamu jika tidak disusun dengan rapi.
Dengan adanya hal tersebut, maka Trello dilengkapi dengan fitur label. Contohnya, jika kamu ingin menandai tugas yang penting dan mendesak, kamu bisa menandainya dengan berwarna merah, dan lainnya.
Jika kamu tidak suka menandainya, ada cara lain juga. Kamu dapat menggunakan Trello untuk mengatur tugas yang akan datang, tugas yang sedang kamu lakukan, tugas yang sedang pending, maupun tugas yang sudah selesai kamu lakukan. Selain itu, kamu juga dapat membuat list prioritas tugas dan menaruhnya di paling atas.
4. The Done List
Memang tidak semua orang akan menggunakan to-do list. Ada tipe orang yang akan bingung jika menggunakan to-do list untuk mengatur jadwalnya, tapi ada juga yang merasa rapi. Seperti proses eliminasi, setelah hal tersebut selesai dilakukan, kamu akan tahu apa yang selanjutnya harus kamu lakukan. Untuk The Done List, kamu bisa menggunakan Agile Reporting System.
5. Limited Number List
Seperti judulnya, list tugas yang terbatas. Kamu hanya bisa menambahkan 20 tugas yang paling mendesak dan pilih hanya lima tugas yang sedang kamu kerjakan. Memang sedikit mirip dengan The 6-box To-Do List yang sebelumnya sudah dijelaskan. Akan tetapi, metode ini lebih cocok untuk orang yang susah berkonsentrasi.
Daripada menaruh tugas yang tidak begitu penting pada boks ke enam, kamu benar-benar tidak menghiraukan tugas tersebut hingga kamu memang benar-benar harus mengerjakannya.
6. Do Now/Delegate/Defer/Drop
Biasanya disebut 4Ds. Mayoritas manajer akan lebih menyukai metode ini karena metode ini sangat cocok untuk mengatur diri sendiri dan orang lain. Saat menjalani tugas-tugas, kamu terkadang pasti lupa untuk mendelegasikan tugasmu. Nah, tugas yang memang seharusnya kamu kerjakan dapat kamu taruh di list yang berbeda dengan urutan dari prioritas tertinggi.
Jika ada tugas yang selalu kamu hindari, abaikan saja. Cobalah untuk mengatur diri lebih lagi sehingga segala sesuatunya akan dimudahkan kedepannya.
7. Recurring Task Lists
Di setiap tugasmu, pasti ada saja tugas yang akan menjadi rutinitasmu. Gunakanlah aplikasi-aplikasi maupun kalender agar kamu tahu kapan tugasmu dimulai dan selesai.
Nah, itu dia 7 metode-metode ampuh untuk mengatur tugas dan kegiatanmu. Di atas itu semua, memang harus ada kemauan dan niat yang kuat dan gigih untuk mengatur tugas dan kegiatanmu. Di era global ini, segala sesuatunya sudah dimudahkan dengan adanya teknologi. Tapi kamu harus ingat bahwa aplikasi di atas hanyalah sebagai alat untuk menunjang keproduktivitasanmu.
Jadi, dengan bantuan artikel diatas, apakah kamu sudah produktif?
